Een vleugje background
Het Counter Platform van EV-Point onderging een razendsnelle groei, waardoor EV-Point werd geconfronteerd met de uitdagingen van haar eigen succes.
Het platform registreert het stroomverbruik voor het opladen van elektrische auto’s, factureert dit aan werkgevers en zorgt voor terugvloeiing van kosten zonder BTW-verlies aan de werknemers.
Om deze operatie rond te krijgen worden er dus verschillende documenten opgemaakt en betalingen uitgevoerd, dat in verschillende richtingen. Je raadt het al, hoe meer gebruikers, hoe intensiever de operationele taken worden.
De medewerkers van EV-Point spendeerden veel tijd in het opvolgen van betalingen, inboeken van de facturen & meer. Daarboven op werd door de omvang de kans op fouten als maar groter.
Met deze problematiek ging Vulpo aan de slag.
Automatisch incasseren, betalen en boekhouden
Klinkt als muziek in de oren, niet?
Je kent het wel, een enorme hoeveelheid aan facturen, borderellen, betalingen,… die moeten verwerkt worden.
Wij van Vulpo kwamen al snel met een oplossing en hebben voor EV-Point een krachtig Counter Platform ontwikkeld dat, naast vele andere features, de financiële processen van haar klanten optimaliseert.
In deze case werpen we een blik op enkele opmerkelijke functies van dit platform en hoe het ook andere bedrijven kan helpen bij het stroomlijnen van hun inning en het automatiseren van hun uitbetalingen en boekhouding.
De huidige processen in kaart brengen
Voor dergelijke trajecten is het essentieel om een helder overzicht te creëren van alle stappen die worden genomen in het administratieve proces.
Hierdoor werd al snel duidelijk welke stappen prioriteit hadden.
De voornaamste taken omvatten het innen van betalingen, het bijwerken in het boekhoudpakket, en het uitbetalen aan particulieren. Om deze taken te stroomlijnen, hebben we gekozen voor twee integraties: automatische inning via een bankmandaat met Twikey, en een integratie met het boekhoudpakket Exact Online.
Automatische facturatie
Elke maand doorloopt het platform een facturatie proces. Gedurende deze ronde worden facturen en borderellen gegenereerd en naar zowel klanten als particuliere gebruikers (de werknemers van EV-Point’s klanten) gestuurd.
Dit proces verloopt geheel geautomatiseerd, zonder tussenkomst van een persoon, en activeert zowel het boeken van documenten als het automatisch innen van de bedragen.
Automatische inning
Het innen van betalingen kan naast tijdrovend, ook een foutgevoelig proces zijn.
Om dit proces te vereenvoudigen integreerde Vulpo een mandaat-koppeling (ook wel domiciliëring genoemd) via Twikey.
Deze koppeling maakt het mogelijk om facturen efficiënt te verwerken, betalingen bij te houden en automatisch te verwerken.
Twikey ontvangt betalingen op basis van een mandaat, automatisch elke maand, wat resulteert in gegarandeerde betaling van de factuur.
Zodra de betaling automatisch binnenkomt, wordt deze achter de schermen gemarkeerd als betaald in ons platform, wat zorgt voor een overzicht voor de klant. Ook triggert het het inboeken van inkomende betalingen in boekhoudpakket en ook het opnemen van uitgaande betaling richting de werknemer en meer.
Dit bespaart niet alleen kostbare tijd voor de medewerkers van EV-Point, maar vermindert ook het risico op fouten.
Bedrijven zoals EV-Point kunnen zich hierdoor richten op groei en klanttevredenheid, terwijl het Counter Platform de financiële basis verstevigt.
Automatische uitbetaling
Een andere opmerkelijke eigenschap van het Counter Platform is de mogelijkheid tot automatische uitbetalingen aan particulieren. Hierbij hoeven bedrijven niet langer handmatig betalingen te initiëren.
Het systeem is geïntegreerd met Twikey, wat resulteert in regelmatige automatische uitbetalingen die worden gegenereerd en samengevoegd in een bestand dat eenvoudig kan worden geüpload naar de bank.
De bank zal dit op zijn beurt verwerken.
Dit totaalbeeld zorgt voor een nauwkeurige verwerking van periodieke uitbetalingen.
Deze aanpak minimaliseert niet alleen het risico op vertragingen, maar garandeert ook een vlekkeloze en tijdige uitvoering van financiële verplichtingen.
Hierdoor wordt het bedrijf een betrouwbare partner voor zowel klanten als leveranciers.
Koppeling met Exact Online
Een integratie met Exact Online is een van de sterkste troeven van het Counter Platform.
Exact Online is een veelgebruikt boekhoudplatform en het Counter Platform zorgt ervoor dat alle financiële gegevens moeiteloos worden gesynchroniseerd.
Vulpo heeft de integratie met Exact Online op diverse niveaus ontwikkeld. Hierbij lag de focus op het vermogen om zowel nieuwe klanten aan te maken binnen Exact Online als bestaande klanten te koppelen aan klantenaccounts van het Counter Platform.
Bovendien worden facturen en borderellen nu automatisch ingeboekt op de voorziene grootboekrekeningen. Dit geldt ook voor inkomende en uitgaande betalingen, die zonder tussenkomst van een medewerker automatisch worden afgeboekt tegenover het bijbehorende document in de boekhouding.
De overgangsfase
Natuurlijk is een plotselinge overgang naar volledige automatisering niet realistisch. Om die reden hadden wij een tussenoplossing bedacht.
Om het proces van uitbetaling te automatiseren, werden alle gebruikers gevraagd om bij het inloggen op het platform hun rekeningnummer te bevestigen.
Voor bedrijven werd een optie geïmplementeerd om een bankmandaat (domiciliëring) te activeren. Aangezien bedrijven soms niet meteen kunnen beslissen en het mandaat pas na enkele maanden activeren, hebben we EV-Point de mogelijkheid gegeven om de facturen en borderellen van deze bedrijven handmatig als “betaald” te markeren.
Zodra dit is gebeurt, wordt de automatische workflow weer hervat voor boekingen en uitbetalingen.
De vernieuwde situatie
We konden het plan van handmatig uitgevoerde taken herzien naar een vereenvoudigde versie, waarbij automatisering een centrale rol speelt.
Conclusie
Het Counter Platform van EV-Point biedt een allesomvattende benadering van financieel management, waarbij de nadruk ligt op efficiëntie, nauwkeurigheid en gebruiksgemak.
Door de functionaliteiten voor inning, automatische uitbetalingen en naadloze integratie met Exact Online, stelt het platform bedrijven in staat om zich te richten op groei terwijl de financiële processen moeiteloos en foutloos verlopen.
Ik heb een digitaal idee !
Geen idee is te zot. Letterlijk géén.
Kom af, pitch jouw idee, wij bouwen het !